إجراءات مراجعة الشراء والتعاقد وإدارة المخازن في الشركات القابضة
إجراءات مراجعة الشراء والتعاقد وإدارة المخازن في الشركات القابضة
تعتبر عمليات الشراء والتعاقد وإدارة المخازن من العمليات الحيوية في الشركات القابضة، حيث تمثل جزءاً كبيراً من نفقات الشركة وتؤثر بشكل مباشر على كفاءة العمليات التشغيلية. يتناول هذا المقال إجراءات وضوابط مراجعة الشراء والتعاقد والتخلص من الفائض، بالإضافة إلى مراجعة المخازن وفقاً للائحة المراجعة الداخلية لشركة الفياض القابضة. سنستعرض الممارسات المثلى في هذا المجال والتي تضمن الالتزام بالقوانين واللوائح وتحقيق الكفاءة والفعالية في استخدام موارد الشركة.
مراجعة الشراء والتعاقد
تعد عمليات الشراء والتعاقد من المجالات الأكثر عرضة لمخاطر الفساد والتلاعب، لذا تولي المراجعة الداخلية اهتماماً خاصاً بهذا المجال. تشمل إجراءات مراجعة الشراء والتعاقد:
1. مراجعة خطة المشتريات السنوية
- التحقق من وجود خطة سنوية للمشتريات معتمدة من الإدارة العليا
- مراجعة مدى التزام الإدارات المختلفة بالخطة المعتمدة
- التأكد من أن المشتريات تتم وفقاً للاحتياجات الفعلية للشركة
- مراجعة التعديلات التي تتم على الخطة والتأكد من اعتمادها من الجهات المختصة
2. مراجعة إجراءات طرح المناقصات والممارسات
- التحقق من الالتزام بالقوانين واللوائح المنظمة للمناقصات والممارسات
- مراجعة إجراءات الإعلان عن المناقصات والتأكد من توفير فرص متكافئة للموردين
- التأكد من سلامة إجراءات فتح المظاريف وتقييم العروض
- مراجعة محاضر لجان البت والتأكد من سلامة إجراءات الترسية
- التحقق من وجود المستندات المؤيدة لكافة مراحل عملية المناقصة
3. مراجعة عقود الشراء والتوريد
- التأكد من أن العقود تتضمن كافة الشروط والمواصفات الفنية المطلوبة
- مراجعة بنود العقود للتأكد من حماية مصالح الشركة
- التحقق من اعتماد العقود من الجهات المختصة قبل التنفيذ
- مراجعة الضمانات المقدمة من الموردين والمقاولين
- التأكد من وجود آليات لمتابعة تنفيذ العقود وتطبيق غرامات التأخير عند الاقتضاء
4. مراجعة المشتريات المباشرة
- التحقق من الالتزام بسقف المشتريات المباشرة المسموح به
- مراجعة مبررات اللجوء للشراء المباشر دون طرح مناقصة
- التأكد من وجود عروض أسعار متعددة للمقارنة
- مراجعة اعتماد المشتريات المباشرة من الجهات المختصة
5. مراجعة إجراءات استلام المشتريات
- التحقق من وجود لجان فنية لفحص واستلام المشتريات
- مراجعة محاضر الفحص والاستلام والتأكد من مطابقة المشتريات للمواصفات المطلوبة
- التأكد من توثيق حالات رفض المشتريات غير المطابقة للمواصفات
- مراجعة إجراءات إضافة المشتريات للمخازن أو الأصول حسب طبيعتها
مراجعة التخلص من الفائض
تعد عملية التخلص من الفائض (الأصول والمخزون غير المستخدم) من العمليات التي تتطلب رقابة دقيقة لضمان تحقيق أفضل عائد للشركة. تشمل إجراءات مراجعة التخلص من الفائض:
1. مراجعة إجراءات تحديد الفائض
- التحقق من وجود معايير واضحة لتحديد الأصول والمخزون الفائض
- مراجعة قرارات لجان الجرد والتكهين
- التأكد من اعتماد قوائم الفائض من الجهات المختصة
2. مراجعة إجراءات التقييم
- التحقق من وجود آليات موضوعية لتقييم الفائض
- مراجعة تقارير الخبراء المستقلين في حالة الأصول ذات القيمة الكبيرة
- التأكد من اعتماد التقييمات من الجهات المختصة
3. مراجعة إجراءات البيع
- التحقق من الإعلان عن المزادات بشكل يضمن المنافسة
- مراجعة إجراءات المزادات العلنية أو المظاريف المغلقة
- التأكد من ترسية البيع على أعلى الأسعار
- مراجعة إجراءات تحصيل قيمة المبيعات
- التحقق من استبعاد الأصول المباعة من سجلات الشركة
مراجعة المخازن
تعتبر المخازن من المجالات المهمة للمراجعة الداخلية نظراً لما تحتويه من أصناف ومواد ذات قيمة مالية كبيرة. تشمل إجراءات مراجعة المخازن:
1. مراجعة الهيكل التنظيمي للمخازن
- التحقق من وجود هيكل تنظيمي واضح للمخازن
- مراجعة الفصل بين المهام المتعارضة (الاستلام، الصرف، الجرد، التسجيل)
- التأكد من وجود توصيف وظيفي واضح لكافة العاملين بالمخازن
2. مراجعة إجراءات الاستلام
- التحقق من وجود إجراءات موثقة لاستلام الأصناف
- مراجعة مستندات الاستلام والتأكد من اكتمالها
- التأكد من فحص الأصناف الواردة ومطابقتها للمواصفات قبل الاستلام
- مراجعة إجراءات إضافة الأصناف المستلمة لرصيد المخزن
3. مراجعة إجراءات التخزين
- التحقق من ملاءمة ظروف التخزين للأصناف المختلفة
- مراجعة ترتيب وتنظيم المخازن
- التأكد من وجود وسائل الأمن والسلامة بالمخازن
- مراجعة إجراءات مكافحة الحريق والتأمين على المخزون
4. مراجعة إجراءات الصرف
- التحقق من وجود إجراءات موثقة لصرف الأصناف
- مراجعة مستندات الصرف والتأكد من اعتمادها من الجهات المختصة
- التأكد من تطبيق نظام الوارد أولاً يصرف أولاً (FIFO) للأصناف القابلة للتلف
- مراجعة إجراءات خصم الأصناف المصروفة من رصيد المخزن
5. مراجعة السجلات والدفاتر
- التحقق من انتظام السجلات والدفاتر المخزنية
- مراجعة بطاقات الصنف والتأكد من تحديثها أولاً بأول
- التأكد من مطابقة الأرصدة الدفترية مع الأرصدة الفعلية
- مراجعة التسويات المخزنية وأسبابها
خاتمة
تعد مراجعة الشراء والتعاقد والمخازن من المجالات الحيوية لعمل المراجعة الداخلية في الشركات القابضة. ومن خلال تطبيق الإجراءات والضوابط المنصوص عليها في لائحة المراجعة الداخلية، يمكن للمراجعين الداخليين المساهمة بشكل فعال في تحسين كفاءة هذه العمليات وضمان الالتزام بالقوانين واللوائح وحماية أصول الشركة. كما أن اتباع أفضل الممارسات في هذا المجال يساعد على تطوير أداء المراجعة الداخلية وتعزيز قيمتها المضافة للشركة.
تحميل نموذج لائحة المراجعة الداخلية لشركة الفياض القابضة
يمكنك تحميل النموذج الكامل للائحة المراجعة الداخلية من خلال الضغط على الزر أدناه
تحميل اللائحة كاملة (PDF)
أضف تعليقاً: